PERATURAN ORGANISASI NOMOR: 02 TENTANG Sistem Administrasi AMGPM

PERATURAN ORGANISASI

NOMOR: 02 TENTANG Sistem Administrasi AMGPM

Pasal 1

KETENTUAN UMUM

Yang dimaksudkan dengan Peraturan Organisasi (PO) AMGPM adalah peraturan-peraturan yang mengatur tentang sistim dan mekanisme kerja Organisasi yang mengikat seluruh anggota dan kelembagaan Organisasi; yaitu hal-hal yang belum diatur di dalam AD/ART serta keputusan lain di dalam Kongres. 

 Fungsi dan tujuan Peraturan Organisasi  adalah demi terwujudnya keseragaman persepsi terhadap konstitusi Organisasi demi dan tercapainya pemerataan langgam dan tindak kerja seluruh aparat pelaksana Organisasi pada semua jenjang kepemimpinan sesuai dengan ketentuan konstitusi 

Selanjutnya Peraturan Organisasi nomor 02 ini disebut PO.2   tentang Sistem Administrasii AMGPM 

Pasal 2

KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM

Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku, terdiri dari :

Sekretariat Organisasi

Papan Nama Sekretariat

Pelayanan Tata Usaha

Cap Organisasi

Vandel Organisasi

Arsip dan Ekspedisi

Dokumentasi dan Informasi’

Personalia

Pasal 3

SEKRETARIAT ORGANISASI

Adanya gedung atau ruangan sekretariat yang representatif untuk penyelenggaraan administrasi dan kelancaran tugas-tugas organisasi, merupakan salah satu kebutuhan yang esensial. 

Karena segala keterbatasan yang dimiliki, maka sekretariat organisasi sementara dapat disatukan dengan kegiatan perkantoran gereja di setiap jenjang kepemimpinang Gereja.    

Keberadaan gedung atau ruang sekretariat pada setiap jenjang organisasi juga dapat disesuaikan dengan kondisi dimana aktifitas organisasi dilaksanakan.  

4. Dengan menyatukan sekretariat organisasi dengan perkantoran Gereja di setiap  jenjang, maka akan memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan tugas Kesaksian, Persekutuan dan Pelayanan. 

5. Khusus bagi jemaat-jemaat yang memiliki lebih dari satu Ranting AMGPM, maka sekretariatnya dapat ditempatkan di rumah salah seorang Pengurus Ranting atau gedung sekretariat tersendiri, tetapi harus jelas tempatnya, terutama ruangan dan alamatnya. 

6. Penentuan sekretariat bagi cabang yang meliputi beberapa jemaat, ditempatkan dengan memperhitungkan wilayah pelayanan (kediaman pimpinan organisasi, posisi strategis/mudah dijangkau dll) 

Pasal 4

PAPAN NAMA SEKRETARIAT

Papan Nama Sekretariat Organisasi AMGPM merupakan cerminan dari penampilan organisasi dalam gereja maupun masyarakat. Dengan menerima Pancasila sebagai azas kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sesuai Undang-Undang nomor 8 tahun 1985, maka AMGPM tidak dapat melepaskan diri dari ketentuan-ketentuan lainnya yang berlaku. 

Khusus untuk papan nama sekretariat mengacu pada Peraturan Menteri dalam Negeri RI, No. 5 tahun 1986 Bab III tentang ruang lingkup tata cara pemberitahuan kepada Pemerintah serta papan nama dan lambang organisasi kemasyarakatan, khususnya Bab VII Pasal 10.

Komponen yang terkait dengan papan nama sekretariat sebagai berikut :

B e n t u k : Empat persegi panjang dengan panjang dan lebar 4 : 3

U k u r a n : 

TingkatPengurusBesar berukuran180 x 130 Cm.

Tingkat Pengurus Daerah berukuran  140 x 105 Cm.

Tingkat Pengurus Cabang dan Ranting berukuran 120 x   90 Cm.

Isinya tertulis : 

 Lambang organisasi pada sisi kiri atas.

Nama organisasi sesuai jenjang kepengurusan.    

Alamat Organisasi.

Warna dasar papan nama sekretariat adalah putih.

Papan nama sekretariat  dapat ditanam maupun  digantung.

Ukuran Logo pada papan nama sekretariat berdiameter (bergaris tengah) 20 cm.

Nama Ranting/Cabang/Daerah lebih besar dari nama urutan organisasi. 

Jika ditanam maka Tinggi papan dari tanah ke bagian bawah papan disesuaikan dengan kepentingan : mudah dilihat dapat dibaca dan alasan keamanan. 

Jika digantung, maka harus digantung pada dinding sekretariat dengan kepentingan mudah dilihat dapat dibaca dan  alasan keamanan. 

Tulisan papan nama huruf kapital tegak 

Pasal 5

PELAYANAN TATA USAHA

.Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain: 

Surat Menyurat (Korespondensi) 

Sistem surat menyurat dalam AMGPM terdiri atas :

Surat Dinas Umum :

Surat Keputusan.

Surat keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres, MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan dengan hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga eksekutif biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif (penerma mandat). 

Baik keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif mempunyai kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk bergerak Keluar.

Surat keterangan 

Surat keterangan adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk memperjelas atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang anggota atau pengurus untuk keperluan urusan tertentu

Surat Rekomendasi

Rekomendasi ada 2 macam, yaitu : 

1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/ Komferda/dll) yang merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan).

Rekomendasi yang dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktifitas lembaga.

e.  Surat Mandat

Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa dilaksanakan. Atau juga 

Pendelegasian juga dapat dilakukan untuk tugas dalam kaitan dengan  kepengurusan atau untuk menghadiri acara tertentu

Surat Keluar dan Surat Masuk 

Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan, penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk. 

Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut sampai tuntas. 

Sistim surat menyurut dengan berbagai contoh surat, selanjutnya akan dibuat dalam pedoman teknis surat menyurat AMGPM yang dikeluarkan oleh PB AMGPM

Surat Keluar dan Surat Masuk 

Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan, penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk. 

Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi pelaksanaan berupa: dimusyawarahkanatau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut sampai tuntas. 

3 Kode-kode Surat :

Setiap Surat Keluar memiliki kode tertentu, yang diatur secara seragam dan berjenjang.  Untuk penyeragaman kode-kode Surat Keluar, maka diatur sebagai berikut: 

Untuk jenjang  Kepengurusan  digunakan kode: 

Surat Keluar dari Pengurus Besar menggunakan kode jenjang     : PB

Surat Keluar dari Pengurus Daerah menggunakan kode jenjang  : PD

      (Nomor Urut Daerah-daerah diatur oleh Pengurus Besar). 

Surat Keluar Pengurus Cabang menggunakan Kode jenjang          : PC

      (Nomor Urut Cabang diatur oleh Pengurus Daerah). 

Surat Keluar Pengurus Ranting menggunakan kode jenjang          : PR

      (Nomor Urut Ranting diatur oleh Pengurus Cabang).

Khusus bagi Daerah yang tidak atau belum memiliki Cabang atau Pengurus Cabang tidak aktif (dan belum melakukan pembagian Nomor Urut Ranting), maka Pengurus Daerah dapat melakukan pembagian. Bila kemudian Cabang sudah ada atau berfungsi kembali, maka tinggal menyesuaikan  dengan yang sudah diatur oleh Pengurus Daerah.

Untuk Bidang tugas,  

Bidang I   . Organisasi   digunakan kode I 

Bidang II .  PELPPEM dan IPTEKS  digunakan kode II 

Bidang III. Keesaan dan Hubungan  Agama-Agama  digunakan kode III 

Bidang IV.Pekabaran Injil dan Komunikasi digunakan kode IV 

Bidang V . Finansial dan ekonomi  digunakan kode V

Keuangan/Perbedaharaan digunakan kode VI 

Umum     digunakan kode  VII   

Untuk Surat Keputusan digunakan kode KPTS

Untuk Rekomendasi digunakan   kode  R

Untuk Mandat  digunkanan kode M

Untuk Surat Keterangan digunkanan kode K

Kode Surat Dinas Biasa 

Kode Surat Keluar (biasa) Pengurus AMGPM pada sebuah jenjang terdiri dari: Nomor Urut Surat, kode Bidang ( I/II/III/IV/VI/VIII), kode Jenjang (PB/PD/PC/PR) dan tahun pelayanan (berjalan).

Contoh kode Surat Keluar Lembaga Eksekutif, menurut jenjang:

Pengurus Besar : 01/III/PB/2016

01=   Kode nomor urut surat keluar dari PB.

III =   Kode Bidang III

PB=   Kode Pengurus Besar

2016 =   Kode tahun pelayanan

b) Pengurus Daerah : 04/II/PD.1/2016

04     =  Nomor urut surat keluar dari PD 

II       =  Kode Bidang   II

PD     =  Kode pengurus daerah

1        =  Kode Nomor urut Daerah

2016 =  Kode tahun pelayanan

c).   Pengurus Cabang  :  11/I/PD.13-PC.10/2016

11   =   Kode nomor urut Surat Keluar  . 

I   =   Kode Bidang   I 

PD     =  Kode pengurus daerah

13     =   Kode  nomor urut Daerah 

PC     =   Kode pengurus Cabang

10   =    Kode Nomor urut Cabang dalam daerah. 

2016 =   Kode tahun pelayanan

d). Pengurus Ranting :05/IV/PD.13-PC.10-PR.02/2016

05 =  Nomor urut surat keluar Ranting 

IV =  Kode Bidang Tugas  IV

PD =  Kode pengurus daerah

13 =   Kode nomor urut  Daerah 

PC=  KodePengurus cabang

10  =  Kode nomor urut Cabang dalam  daerah

PR.=   Kode pengurus ranting

02 =   Kode nomor urut Ranting dalam  Cabang. 

2016 = Kode  tahun pelayanan 

d.  Kode Surat Keputusan :

1.  Surat Keputusan terdiri atas 2 (dua) macam, yaitu yang dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) dan yang dikeluarkan oleh lembaga Legislatif (Kongres atau MPP/Konperda atau MPPD/ Konpercab atau MPPC/ Rapat Ranting atau Rapat Kerja Ranting).

2.  Sebuah  surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Lembaga Eksekutif maupun  Lembaga Legislatif selalu terdiri dari: Nomor Urut Surat (Keputusan),  Kode Keputusan, Kode Jenjang dan Nomor Urut dalam jenjang (secara berjenjang), kode ORG.( Organisasi ) atau P dan kode tahun.

Kode Surat Keputusan yang dikeluarkan Lembaga Eksekutif:

Pengurus Besar : 01/KPTS/PB/ORG/2016

01      =  Kode nomor urut surat keputusan

KPTS  =  Kode surat keputusan

PB      =  Kode Pengurus Besar

ORG    =  Kode surat keputusan  menyangkut Pengangkatan dan 

                pemberhentian  pengurus.

2016   = Kode tahun pelayanan

b) Pengurus Daerah : 02/KPTS/PD.5/ORG/2016

02         = Kode nomor urut surat keputusan

KPTS    = Kode surat keputusan

PD        = Kode Pengurus Daerah 

5           = Kode nomor urut daerah

ORG     = Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan  

                pemberhentian pengurus.

2016     =  Kode tahun pelayanan

Pengurus Cabang : 05/KPTS/PD.14-PC.10/ORG/2016

05       = Kode nomor urut surat keputusan

KPTS = Kode surat keputusan

PD     = Kode    Pengurus Daerah 

14       = Kode nomor urut daerah

PC      = Kode pengurus cabang

10       = Kode  nomor urut cabang dalam   daerah

ORG  = Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan

pemberhentian pengurus.

2016    = Kode tahun pelayanan

Pengurus Ranting : 04/KPTS/PD.13-PC.10-PR.02/ORG/2016

04         =  Kode nomor urut surat keputusan

KPTS   =   Kode surat keputusan

PD       .=   Kode Pengurus Daerah 

13         =  Kode nomor urut daerah

PC        =  Kode  pengurus cabang  

10         =  Kode nomor urut cabang  dalam daerah

PR        = Kode pengurus ranting

02         = Kode nomor urut ranting     dalam cabang

ORG    = Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan 

                 pemberhentian pengurus.

2016     = Kode tahun pelayanan 2016

 4.  Contoh kode keputusan yang dikeluarkan Lembaga Legislatif :

a)   Kongres  :  01/KPTS/K-XXV/2016

01 =  Kode nomor urut keputusan kongres

KPTS =  Kode dari Keputusan

K =  Kode dari Kongres

XXV =  Kode Kongres   ke –25

2016 =  Kode tahun pelayanan 

Kongres Istimewa :  01/KPTS/KI-III/2016

01 =  Kode nomor Urut Keputusan  Kongres  

                                                   istimewa

KPTS =  Kode dari Keputusan

KI =  Kode dari Kongres  Istimewa

III =  Kode Kongres Istimewa   ke 3

2016 =  Kode tahun pelayanan 

M P P :  02/KPTS/MPP-XV/2016

02 =  KodeNomor urut keputusan 

KPTS =  Kode dari Keputusan

MPP =  Kode MPP

XV =  Kode MPP    ke-15

2016 =  Kode tahun pelayanan 

Konferensi Daerah : 03/KPTS/KD-VII.5/2016

03 = Kode Nomor urut Keputusan 

KPTS = Kode dari Keputusan

KD. = Kode Konferensi Daerah

VII = Kode Konferda ke- 7

5 = Kode Nomor urut Daerah

2016 = Kode tahun pelayanan

Konferensi Daerah istimewa :03/KPTS/KDI-V .5/2016

03 =  Kode Nomor urut Keputusan 

KPTS =  Kode dari Keputusan

KDI                                       =  Kode Konferensi daerah Istimewa

VII =  Kode Konferda istimewa Ke 7

5 =  Kode Nomor urut Daerah 

2016               =  Kode  tahun pelayanan

M P P D  :  03/KPTS/MPPD-XI .5/2016

03 = Kode Nomor urut Keputusan 

KPTS = Kode dari Keputusan

MPPD = Kode MPPD

XI = Kode MPPD ke-11

5 = Kode Nomor urut Daerah 

2016 = Kode tahun pelayanan 

Konferensi Cabang :  04/KPTS/D.14-KC-V.10/2016

04 = Kode Nomor urut Keputusan 

KPTS = Kode dari Keputusan 

D = Kode Daerah

14                                    = Kode nomor urut daerah

KC = Kode dari Konferensi Cabang 

V = Kode Konfercab   ke-5 

10 = Kode Nomor urut cabang  dalam daerah

2016 = Kode tahun pelayanan 

Konferensi Cabang Istimewa: 04/KPTS/D.14-KCI-II. 10/2016

04 = Nomor urut Keputusan   

KPTS = Kode dari Keputusan 

D = Kode  daerah 

14                             = Kode    nomor urut daerah

KCI = Kode dari Konferensi Cabang  Istimewa

II = Kode Konfercab Istimewa   ke-2 

10 = Kode Nomor urut cabang dalam daerah

 2016 = Kode tahun pelayanan 

M P P C :  02/KPTS/D.14-MPPC-VI.10/2016

02 = Kode Nomor urut Keputusan MPPC 

KPTS = Kode dari Keputusan 

D = Kode daerah

14                              = Kode nomor urut daerah

MPPC                       =  Kode MPPC

VI = Kode MPPC   ke –6 

10 = Kode nomor urut cabang dalam daerah

2016 = Kode tahun pelayanan 

Rapat Ranting :  05/KPTS/D.14-C.10-RR-V.2/2016

05 = Nomor urut Keputusan Rapat Ranting. 

KPTS = Kode dari Keputusan 

D                              = Kode Daerah

14 = Kode nomor urut Daerah 

C                              = Kode Cabang 

10 = Kode nomor urut  Cabang Dalam Daerah. 

RR                            = Kode Rapat Ranting

V = Kode Rapat Ranting   ke-5. 

2 = Kode  nomor urut Ranting dalam Cabang. 

2016 = Kode tahun pelayanan 

Rapat Ranting Istimewa :  05/KPTS/D.14-C.10-RRI-II.7/2016

05                        = Kode Nomor urut Keputusan Rapat Ranting Istimewa

KPTS                  = Kode dari Keputusan 

D                         = Kode Daerah

14 = Kode nomor urut Daerah   

C.                         = Kode Cabang

10 = Kode nomor urut  Cabang  Dalam Daerah. 

RRI                     =  Kode Rapat Ranting  istimewa

II = Kode Rapat Ranting Istimewa    ke-2 

7 = Kode   nomor urut Ranting   dalam Cabang. 

2016 = Kode tahun pelayanan 

Rapat Kerja Ranting  : 01/KPTS/D.14-C.10-RKR-III.2/2016

01 = Nomor urut keputusan Rapat Kerja Ranting. 

KPTS = Kode dari Keputusan. 

D                         = Kode Daerah

14 = Kode nomor urut Daerah 

C                         = Kode cabang

10 = Kode Nomor urut cabang   dalam daerah Cabang 

RKR                    = Kode Rapat Kerja Ranting  

III = Kode Rapat Kerja Ranting   ke-3

2                          = Kode Nomor urut Ranting  dalam cabang

2016 = Kode tahun pelayanan

.   Kode Surat rekomendasi :

1.   Kongres  :  01/R/K-XXV/2016

01 = KodeNomor urut rekomendasi

R = Kode untuk Rekomendasi

K- = Kode Kongres

XXV = Kode konggres ke-25

2016 = Kodetahun pelayanan 

Kongres Istimewa :  01/R/KI-III/2016

01 = KodeNomor urut rekomendasi

R = Kode untuk Rekomendasi

KI = Kode Kongres Istimewa

III = Kode kongres Istimewa ke-3

2016 = Kode tahun pelayanan 

M P P  :  02/R/MPP-XXIX/2016

01 = KodeNomor urut rekomendasi

R = Kode untuk Rekomendasi

MPP = Kode MPP

XXIX = Kode MPP ke-29

2016    = Kode tahun pelayanan

Pengurus Besar :  11/R/PB/2016

11 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

PB = Kode Pengurus Besar

2016 = Kode tahun pelayanan

Konperda  :  05/R/KD-XII.7/2016

05        = Nomor urut rekomendasi

R          = Kode untuk rekomendasi

KD.       =Kode Konferda              

XII        =Konferda ke-12

7          = Kode nomor urut Daerah

2016   = Kode  Tahun Pelayanan

Konperda Istimewa  :  05/R/KDI-V.10/2016

05       = Nomor urut rekomendasi

R         = Kode untuk rekomendasi

KDI     = Kode Konferda Istimewa

V         = Konferda Istimewa ke-5

10       = Kode Nomor urut daerah

2016   = Kode tahun pelayanan

MPPD  :  07/R/MPPD.IX-5/2016

07 = Nomor urut rekomendasi

R = Kode  rekomendasi

MPPD  = Kode untuk MPPD 

IX = Kode MPPD ke-9

5             = Kode nomor urut daerah

2016 =  Kode  tahun pelayanan

Pengurus Daerah  :  07/R/PD.5/2016

07 = Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

PD = Kode Pengurus Daerah

5          =  Kode Nomor urut daerah

2016 = Kode tahun pelayanan

Konfercab  :  02/R/D.14-KC-II.3/2016

02 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

D       =  Kode Daerah

14      =  Kode nomor urut daerah

KC    = Kode Konpercab 

II       = Konfercab   yang ke-2 

3    =  Kode nomor urut cabang dalam daerah 

2016= Kode tahun pelayanan

Konfercab Istimewa  :  02/R/D.14-KCI-V.3/2016

02 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk Rekomendasi

D          = Kode Daerah

14        = Kode nomor urut daerah

KCI = Kode Konfercab Istimewa 

V      = Konfercab     ke-5 

3           = Kode nomor urut cabang dalam daerah  

2016 = Kode tahun pelayanan

M P P C : 02/R/D.14-MPPC.II-10/2016

02 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

D          = Kode daerah

14        = Kode  nomor urut daerah

MPPC.= Kode MPPC

II          = Kode MPPC   ke-2 

10        = Kode nomor urut cabang dalam daerah

2016 = Tahun pelayanan 

Pengurus Cabang  : 03/R/PD.14-PC.10/2016

03 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

PD    = Kode jenjang  Pengurus Daerah 

14     = Kode nomor urut daerah  

PC     = Kode pengurus cabang

10     = Kode nomor urut cabang  dalam daerah  

2016 = Kode tahun pelayanan

Rapat Ranting   : 04/R/D.14-C.10-RR-III.2/2016

04 = Kode Nomor urut rekomendasi 

R = Kode untuk rekomendasi 

D       = Kode Daerah 

14      = Kode nomor urut daerah

C       =  Kode Cabang 

10     =  Kode nomor urut cabang  dalam daerah

RR       .= Kode  Rapat Ranting

III = Kode Rapat Ranting   ke-3 

2           = Kode nomor urur ranting dalam cabang

2016 = Kode tahun pelayanan

Rapan Ranting Istimewa= 04/R/D.14-C.10-RRI-V.2/2016

04 = Kode Nomor urut rekomendasi 

R = Kode untuk rekomendasi 

D       = Kode Daerah  

14      = Kode nomor urut daerah

C       = Kode Cabang 

10      = Kode nomor urut cabang  dalam daerah 

RRI   = Kode  Rapat Ranting  Istimewa

V       = Kode Rapat Istimewa     ke-5

2        = Kode nomor urur ranting  dalam    cabang

2016 =  Kode tahun pelayanan

Rapat Kerja Ranting: 05/R/D.14-C.10-RKR-V.2/2016

05 = Kode Nomor urut rekomendasi 

R = Kode untuk rekomendasi 

D        = Kode Daerah 

14        = Kode nomor urut daerah

C.        = Kode Cabang 

10        = Kode nomor  urut cabang dalam daerah. 

RKR   = Kode Rapat Kerja Ranting 

V        = Kode Rapat Kerja Ranting   ke-5 

2         = Kode nomor urut ranting dalam  cabang

2016  =  Kode tahun pelayanan

Pengurus Ranting  :  07/R/PD.14-PC.10-PR.02/2016

07 = Kode Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk rekomendasi

PD     = Kode jenjang Pengurus Daerah 

14       = nomor urut daerah

PC      = Kode jenjang pengurus cabang

10       = Kode nomor urut Cabang dalam Daerah

PR.     = Kode pengurus Ranting

02       = Kode nomor urut Ranting dalam     cabang

2016   = tahun pelayanan

Untuk jenis surat  lain seperti Surat Keterangan dan  Mandat (kedua surat ini hanya berlaku pada lembaga Eksekutif), perbedaan kodenya dengan Surat Rekomendasi hanyalah pada penggunaan kode “ K “ pada Surat Keterangan dan “ M “ pada Mandat, pada posisi “ R “ di dalam Rekomendasi. 

Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk, dimekar   atau dilebur   maka penomoran Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan surat keputusan pengurus jenjang di atasnya  

Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat tersebut. 

Penomoran surat tidak dibagi per bidang 

Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan nomor baru. 

Pemusnahan surat paling lama 25 tahun disesuaikan dengan kepentingan surat (biasa, penting, berharga)

Pasal 6

CAP ORGANISASI

Sejak tahun 1990, cap AMGPM telah mengalami 2 kali perubahan, yaitu tahun 1990–2002 dan 2003 sampai sekarang. Perubahan itu berdasarkan Keputusan Kongres, sesuai dengan jiwa Moto AMGPM.

Komponen yang terkait dengan Cap AMGPM terdiri dari :

Bentuk :Bulat

Ukuran :Garis tengah bulatan = 4 Cm  dan berlaku untuk semua jenjang organisasi

Isi :Gambar logo   dan tulisan

Tulisan :Tulisan dalam cap terdiri dari 2 kelompok:

“ AMGPM”, ditulis pada setengah lingkaran luar bagian atas      

(mengikuti bentuk setengah lingkaran).

Tulisan jenjang Kepengurusan, misalnya: PENGURUS DAERAH BURU SELATAN, dapat disingkat “ PD BURU SELATAN” pada setengah lingkaran luar bagian bawah.

      Batas lingkaran Tengah pada bagian kiri dan kanan dipisahkan dengan tanda: “Bintang”(

Lingkaran yang dipakai, adalah lingkaran luar dari logo.

     Untuk jenjang Cabang dan Ranting, cukup ditulis: “PENGURUS CABANG diikuti nama cabang misalnya PENGURUS CABANG ELOHIM’atau “ PENGURUS RANTING diikuti nama Ranting misalnya PENGURUS RANTING PETRA”, dan tidak perlu mencantumkan nama jenjang diatasnya

Pasal 7

VANDEL ORGANISASI

Bentuk Vandel : Persegi lima, Ukuran Fandel

Panjang :25Cm,Lebar:  16Cm

Warna dasar Vandel : Putih

Gambar logo ditempatkan pada bagian tengah kain, dengan garis tengah logo berukuran 6 cm

Disepanjang tepi kain putih, digunakan ambu-ambu warna kuning emas. dengan tali gantungan berwarna kuning di bagian atas fandel

Pada bagian bawah gambar logo dituliskan :

Pengurus Besar untuk jenjang pengurus besar dengan menggunakan huruf berwarna Ungu

Nama daerah untuk jenjang daerah

Nama daerah dan cabang untuk jenjang  cabang dengan menggunakan huruf berwarna Ungu

Dan nama daerah, cabang dan nama ranting untuk jenjang Ranting dengan menggunakan huruf berwarna Ungu

Tata letak dan besar huruf untuk penulisan disesuaikan dengan ukuran fandel

16 cm

6 cm

                20 cm

                                                                  25 cm

                     PENGURUS BESAR                                         DAERAH BACAN

5 cm

8 cm                              Contoh untuk daerah

  Contoh Untuk Cabang   Contoh untuk Ranting

DAERAH KOTA AMBONDAERAH PULAU AMBON UTARA

CABANG BETHABARA CABANG EBENHAEZER

RANTING I

Pasal 8

ARSIP DAN EKSPEDISI

Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi, maka tertib Surat Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan organisasi harus disimpan dengan baik dalam bundel (map) dan diamankan dalam lemari atau tempat yang aman. 

Buku ekspedisi untuk surat keluar di setiap jenjang harus ada, sehingga terjamin surat keluar ke alamat. 

Pasal 9

DOKUMENTASI DAN INFORMASI

Kegiatan dokumentasi menyangkut penyimpanan surat yang penting dan rahasia, surat-surat berharga seperti Surat Tanah, Buku Tabanas, Infentaris dll.  

Penyimpanan tersebut harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan atau dipertanggungjawabkan setiap ada pergantian pengurus waktu serah terima atau tim pemeriksa.

Pasal 10

PERSONALIA

Tiap jenjang kepengurusan dapat mengangkat tenaga pengelola administrasi

Pengangkatan tenaga pengelola administarsi disesuaikan dengan kebutuhan dan ketersediaan dana

Pengangkatan tenaga pengelola administrasi melalui surat keputusan pengurus dan disertai dengan uraian tugasnya

Pasal 11

KETENTUAN PENUTUP

1. Hal-hal lain yang belum diatur di dalam peraturan organisasi tentang sistem administrasi AMGPM ini, akan dilengkapi dan diatur kemudian oleh Pengurus Besar demi kelancaran Administrasi Orgnisasi. 

2. Peraturan organisasi tentang sisten administarasi AMGPM ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan Di : Tifu - Waekonit  Buru Utara

Pada Tanggal : 26 Oktober  2016

Pimpinan Sidang

                         Ketua

   Pdt. M. Takaria, M.Si 

                       Sekretaris Persidangan

                       Pdt. Jondry Paays S.Si